Aanmeldcontrole

Achtergrondinformatie over de controles die organisaties uitvoeren op een aanmelding of inschrijving voordat ze die verwerken.

Waar het over gaat

Een aanmelding is zelden meteen bruikbaar. Voordat een inschrijving, aanvraag of registratie wordt verwerkt, kijkt de ontvangende partij of de gegevens kloppen, of de persoon is wie hij zegt te zijn, en of de aanmelding niet dubbel is. Dat heet aanmeldcontrole. Hoe zwaar die controle is hangt af van wat er op het spel staat: een nieuwsbrief vraagt minder dan een inschrijving die recht geeft op een voorziening.

Wat er doorgaans gecontroleerd wordt

• Volledigheid — zijn de verplichte velden ingevuld en plausibel.
• Bereikbaarheid — bestaat het opgegeven adres, en reageert het.
• Dubbelen — staat dezelfde persoon al ingeschreven.
• Gerechtigdheid — voldoet de aanmelder aan de voorwaarden.

De bevestigingsstap

Veel organisaties sturen na een aanmelding een bericht waarin om bevestiging wordt gevraagd. Dat dient twee doelen tegelijk: het bewijst dat het opgegeven adres werkelijk van de aanmelder is, en het voorkomt dat iemand anders op zijn naam wordt ingeschreven. Juist omdat deze stap zo gewoon is, wordt hij ook veel nagebootst — een bericht dat om bevestiging vraagt verdient dezelfde argwaan als elk ander onverwacht verzoek.

Bewaartermijnen

Gegevens uit een afgewezen of ingetrokken aanmelding horen niet onbeperkt te blijven staan. De gebruikelijke lijn is: bewaar wat nodig is om de afwijzing te kunnen verantwoorden, en niet meer dan dat.